MDM multi-ERP: como manter o cadastro único entre SAP, TOTVS e Oracle

SAP na matriz. TOTVS na fábrica que foi comprada em 2019. Oracle na operação que ainda não foi integrada.

Já vi esse cenário em boa parte dos projetos de dados mestres que acompanhei nos últimos anos.

MDM multi-ERP é a prática de manter um cadastro único de clientes, fornecedores e materiais quando a empresa roda mais de um sistema de gestão ao mesmo tempo. Parece situação rara. Não é. A maioria das empresas brasileiras de porte médio e grande convive com mais de um ERP, seja por aquisição, seja por sistema legado que ninguém teve coragem de desligar, seja porque a matriz usa um sistema e a filial recém-comprada usa outro.

Por que a empresa acaba com mais de um ERP

Raramente é por escolha. É consequência.

Uma empresa compra uma concorrente e herda o ERP dela. Uma multinacional define um sistema global, mas a operação brasileira continua no sistema local porque a migração custaria caro demais, ou porque o sistema local atende melhor a particularidades fiscais daqui. Uma unidade de negócio cresce de forma independente e implementa o que fazia sentido na época, sem pensar no resto do grupo.

O resultado é previsível. O mesmo fornecedor existe com CNPJ correto nos dois sistemas, só que com razão social escrita de um jeito no SAP e de outro no TOTVS. O mesmo parafuso está cadastrado três vezes com descrições diferentes, porque quem cadastrou na planta A nunca viu o que já existia na planta B. O time de compras não sabe que já negocia com aquele fornecedor em outra unidade, porque os sistemas não conversam.

A causa real é dado sem dono e sem regra, espalhado em sistemas diferentes. Tecnologia nenhuma resolve isso sozinha.

Como funciona o MDM multi-ERP

A lógica central é simples de explicar e difícil de operar: existe uma camada de dados mestres que funciona como fonte única da verdade, e cada ERP recebe dessa camada a versão atualizada e padronizada do cadastro, em vez de cada sistema manter sua própria cópia isolada.

Na prática, isso significa um fluxo de criação e manutenção centralizado. Um novo fornecedor é solicitado, passa por homologação, validação de situação cadastral na Receita e aprovação, e só depois é distribuído para o SAP, para o TOTVS e para o Oracle, cada um recebendo os campos no formato que o próprio sistema exige. Quando existe duplicidade entre o que já está em cada ERP, entra o processo de matching, que compara os registros e aponta prováveis duplicatas, e o survivorship, que decide qual versão do dado sobrevive quando há conflito entre as bases.

O ganho aparece na operação do dia a dia. Compras para de negociar separadamente com o mesmo fornecedor em cada unidade. Engenharia para de criar o mesmo item com três códigos diferentes. O fechamento contábil do grupo para de exigir reconciliação manual porque os nomes de cliente não batem entre os sistemas.

Quem é responsável pelo cadastro único entre sistemas

Mais de uma área responde por isso, e mais de uma pessoa também.

A área de dados mestres ou governança normalmente coordena o processo e define as regras de qualidade. Compras e suprimentos respondem pelo cadastro de fornecedores e pela homologação. Engenharia ou qualidade respondem pela padronização descritiva de materiais. Vendas e o time comercial respondem pelo cadastro de clientes. A TI entra com a integração técnica entre a plataforma de MDM e cada ERP.

Em projetos que já vi dar certo, sempre existe um dono por domínio de dado, um comitê que decide quando há conflito e um processo formal de workflow de aprovação. Em projetos que travaram, o motivo quase sempre foi o mesmo: cada ERP continuou sendo tratado como território de uma área isolada, sem ninguém com autoridade para decidir qual versão do dado prevalece quando SAP e TOTVS discordam.

Quais ferramentas sustentam um projeto de MDM multi-ERP

Existem soluções específicas de MDM voltadas justamente para orquestrar cadastro entre sistemas heterogêneos. SAP Master Data Governance atende bem quando o SAP é o sistema dominante do grupo. Informatica MDM, Stibo Systems, Reltio, Semarchy, Profisee e Ataccama são plataformas multiplataforma, pensadas para integrar com qualquer ERP, não só com um fabricante específico, o que costuma pesar na decisão quando a empresa tem SAP, TOTVS e Oracle ao mesmo tempo.

Nenhuma ferramenta resolve duplicidade e fornecedor sem homologação sozinha. A ferramenta automatiza o fluxo e aplica a regra. Quem define a regra, quem aprova a exceção e quem é o dono do dado continua sendo gente, não sistema.

Como aprender a estruturar um projeto desses

Quem quer atuar com MDM multi-ERP precisa entender de dados mestres, mas também precisar entender de integração, de processo de negócio e de como cada ERP trata o mesmo conceito de um jeito diferente. SAP chama de fornecedor o que o TOTVS chama de parceiro de negócio em outra tela, e o Oracle organiza o mesmo cadastro em uma hierarquia própria.

Certificações como o CDMP da DAMA ajudam a estruturar o conhecimento teórico de gestão de dados. Mas a parte que realmente separa quem sabe discutir o assunto de quem sabe implementar é a experiência prática com o cadastro real, as exceções que a teoria não prevê e as negociações entre áreas que discordam sobre qual sistema deveria ser a referência.

As oportunidades de carreira nessa área

O mercado de dados mestres no Brasil está aquecido, e quem entende de ambiente multi-ERP tem uma vantagem clara, porque a maioria dos profissionais de cadastro conhece bem um sistema e pouco do resto.

Profissionais de dados mestres, data steward, consultor de MDM e arquiteto de dados com experiência em projetos que envolvem mais de um ERP estão entre os mais procurados por empresas em processo de fusão, aquisição ou consolidação de sistemas. É um perfil que une conhecimento técnico de cadastro com capacidade de negociar entre áreas, e isso não se aprende só lendo documentação de sistema.

Principais dúvidas sobre MDM multi-ERP

O que significa MDM multi-ERP? É a prática de manter um cadastro único e consistente de clientes, fornecedores e materiais quando a empresa opera mais de um sistema de gestão, como SAP, TOTVS e Oracle, ao mesmo tempo.

É preciso substituir um dos ERPs para resolver o problema? Não. O objetivo do MDM multi-ERP é justamente permitir que sistemas diferentes convivam, cada um recebendo a versão correta e padronizada do cadastro a partir de uma camada central de dados mestres.

Qual ERP deve ser a fonte de verdade quando há conflito? Depende do domínio do dado e da regra definida pela governança, não de qual sistema é mais antigo. Em muitos casos o próprio MDM, e não nenhum dos ERPs, assume o papel de fonte única.

Quanto tempo leva um projeto de MDM multi-ERP? Varia com o número de domínios de dado e sistemas envolvidos, mas projetos desse porte costumam ser medidos em meses, não em semanas, porque exigem saneamento da base existente antes da integração.

Pequenas e médias empresas também precisam disso? Sim, principalmente quando cresceram por aquisição ou têm unidades com sistemas diferentes. O princípio é o mesmo, só muda a escala da solução.

MDM Academy

A MDM Academy é a escola de governança e dados mestres da 4MDG. Ela nasceu para formar o profissional que o mercado está pedindo: alguém que entende de cadastro, de processo e de negócio, não só de telas de sistema.

Os cursos cobrem desde os fundamentos de governança de dados até temas específicos como cadastro de materiais, qualidade de dados e preparação para certificações internacionais. Quem já atua na área encontra um caminho estruturado para formalizar o conhecimento prático. Quem está começando encontra uma porta de entrada para uma área que tem espaço de sobra para quem se qualifica.

Se você quer conhecer a MDM Academy ou trocar experiências com outros profissionais de dados mestres e governança, entre no Clube dos Dados, nosso grupo de WhatsApp: https://chat.whatsapp.com/JFQe2LoyFc64bwtBCQaYmt

Conclusão

Ter mais de um ERP não é o problema. O problema é tratar cada sistema como se fosse uma empresa diferente, com seu próprio cadastro, suas próprias regras e nenhuma conversa com o resto do grupo.

MDM multi-ERP significa decidir, de uma vez, quem é o dono de cada dado, e fazer essa decisão valer em todos os sistemas que a empresa usa, não apenas no preferido de cada área.

Na sua empresa, quantos sistemas têm o mesmo fornecedor cadastrado de um jeito diferente?