MDM en la nube: las ventajas de la plataforma SaaS de datos maestros sobre el modelo on-premise

El MDM en la nube es el modelo de Master Data Management en el que la plataforma de datos maestros corre como servicio, alojada por el proveedor y accesible por internet, sin un servidor que la empresa deba mantener y sin un equipo dedicado a cuidar la base de datos, los respaldos y las actualizaciones de versión. La empresa contrata, conecta con el ERP que ya usa, ya sea SAP, TOTVS u Oracle, y empieza a gobernar clientes, proveedores y materiales sin abrir un proyecto de infraestructura antes de abrir el proyecto de datos.

Pasé casi veinte años implementando SAP dentro de empresas grandes. En buena parte de esos proyectos, el maestro de clientes, proveedores y materiales vivía dentro del propio ERP, en tablas que solo el equipo de TI veía bien. Cuando la empresa quería discutir un proyecto de gobernanza de datos maestros, la primera pregunta del director de TI era siempre la misma: cuánto servidor va a exigir esto, cuánta licencia de base de datos, cuánto tiempo de homologación del ambiente antes de que el usuario de compras vea la primera pantalla.

Hoy esa pregunta cambia. La empresa que elige una plataforma de MDM en la nube firma un contrato de servicio, recibe un ambiente ya disponible e integra con SAP u Oracle por API, sin comprar hardware y sin esperar meses de infraestructura. Eso no significa que la gobernanza de datos se haya vuelto simple. Significa que la parte de tecnología dejó de ser el cuello de botella.

Qué es el MDM en la nube y por qué existe

El MDM en la nube es la entrega de Master Data Management en formato SaaS, software como servicio. La diferencia con el modelo on-premise está en quién mantiene la infraestructura. En el on-premise, la empresa compra la licencia, instala el software en un servidor propio o en un data center contratado, y el equipo de TI interno se ocupa de las actualizaciones, la seguridad y la capacidad. En el modelo en la nube, el proveedor de la plataforma se ocupa de todo eso, y la empresa paga por uso, generalmente con una suscripción mensual o anual.

Este modelo existe porque el MDM tradicional siempre fue visto como un proyecto pesado, de muchos meses, con fuerte dependencia de TI. Parte de esa fama viene precisamente de la infraestructura. Una plataforma de datos maestros en la nube reduce esa barrera de entrada. Una empresa mediana, que nunca tendría presupuesto para montar un clúster de base de datos dedicado al MDM, consigue contratar una suscripción y empezar a hacer la limpieza de datos del maestro de proveedores en semanas, no en un año de proyecto de infraestructura.

Cómo funciona en la práctica dentro de la empresa

El flujo de trabajo cambia poco con respecto al MDM tradicional. Lo que cambia es dónde corre la plataforma y cómo se comunica con el resto del ambiente de la empresa.

Los datos de clientes, proveedores y materiales siguen entrando por el ERP, por el área de compras, por el equipo comercial o por una integración automática. La plataforma de MDM en la nube recibe esos datos por API, aplica las reglas de calidad definidas por la empresa, verifica duplicados, confirma la situación registral de un proveedor ante la Receita Federal (la autoridad fiscal de Brasil), estandariza la descripción de un material y devuelve el registro aprobado a SAP, a TOTVS o a Oracle, sin que nadie necesite abrir dos pantallas distintas para hacer ese trabajo manualmente.

La diferencia real aparece en el mantenimiento. Cuando sale una nueva versión de la plataforma, con una regla de validación mejor o una pantalla más rápida, llega a todos los clientes al mismo tiempo, sin que la empresa tenga que abrir un proyecto interno de actualización. En el modelo on-premise, cada actualización de versión suele convertirse en un proyecto aparte, con pruebas, homologación y ventana de parada. Eso significa también menos riesgo de que la empresa quede atrapada en una versión antigua porque nadie tuvo presupuesto para actualizar.

Quién decide y quién usa la plataforma

La decisión de migrar al MDM en la nube normalmente pasa por el área de TI, por el CDO cuando la empresa tiene ese puesto, y por la dirección financiera, que compara el costo de una suscripción con el costo de mantener infraestructura propia. Pero quien siente la diferencia en el día a día es otro grupo: el data steward que registra y corrige proveedores, el analista de compras que necesita homologar a un nuevo socio, el equipo de maestro de materiales que lidia con la estandarización descriptiva, y el auditor que necesita probar, en cualquier momento, que el proceso de gobernanza está documentado.

Ese detalle importa porque un proyecto de MDM que solo le interesa a TI tiende a trabarse. Cuando la plataforma corre en la nube y es accesible por navegador, sin VPN complicada ni instalación de un cliente pesado en la máquina del usuario, es más fácil llevar al área de negocio dentro del proceso de gobernanza, y no solo a TI.

Qué herramientas de MDM existen en el mercado

El mercado de MDM tiene proveedores con un historial fuerte en el ambiente corporativo, y la mayoría hoy ofrece algún camino hacia la nube, incluso cuando el origen del producto es on-premise. SAP Master Data Governance, el SAP MDG, nació dentro del ambiente SAP y es la elección natural para la empresa que ya corre SAP S/4HANA y quiere mantener todo con el mismo proveedor, con opción de despliegue en la nube vía RISE with SAP.

Informatica, Stibo Systems y Reltio tienen plataformas de MDM con fuerte presencia en la nube, cada una con un historial más fuerte en un dominio, ya sea datos de producto o datos de cliente. Semarchy y Profisee son conocidas por un modelo de despliegue más flexible, con opción de nube pública. Ataccama actúa tanto en MDM como en calidad de datos, con una plataforma nativa en la nube.

Ninguna de estas herramientas resuelve sola el problema del dato malo. La tecnología entrega la estructura. La gobernanza de datos, la regla de negocio y el dueño del dato siguen siendo responsabilidad de la empresa, estén los datos en la nube o en el servidor de la sala del data center.

Cómo aprender sobre MDM en la nube

Quien quiera entender el MDM en la nube, ya sea para decidir qué herramienta contratar o para construir una carrera en el área, primero necesita dominar qué es el MDM, independientemente de dónde corra. Entender los datos maestros, la calidad de datos, la taxonomía y la gobernanza de datos es la base. Después de eso, la parte de nube es más una capa de arquitectura que un tema aparte.

La certificación CDMP, de DAMA, es la referencia más reconocida en gestión de datos en el mundo, y cubre los fundamentos que sostienen cualquier discusión sobre MDM, incluyendo gobernanza, calidad y arquitectura de datos. Como abordo en el libro Master Data Management: Fundamentos e Aplicações (libro en portugués), publicado por la Editora Brasport, entender los conceptos antes de elegir la herramienta evita el error más común, que es comprar tecnología creyendo que sustituye al proceso y a la responsabilidad.

Las oportunidades que la nube abre en el mercado de datos maestros

La reducción de la barrera de infraestructura tiene un efecto directo en el mercado laboral. Las empresas que antes no tenían presupuesto para un proyecto de MDM completo ahora consiguen contratar una plataforma en la nube y abrir puestos para data steward, analista de gobernanza de datos y especialista en calidad de datos sin necesidad de armar primero un equipo de infraestructura. Eso aumenta la demanda de profesionales que entienden de reglas de negocio, procesos y calidad de datos, y no solo de quien sabe instalar un servidor.

Para quien ya actúa con SAP, con maestro de materiales o con compras, la entrada a este mercado suele venir por la experiencia práctica: quien ya vio de cerca el estrago de un proveedor sin homologación o de un material duplicado tiene más facilidad para explicar, en una entrevista, por qué importa la gobernanza de datos, independientemente de que la plataforma esté o no en la nube.

Principales dudas sobre MDM en la nube

¿El MDM en la nube es seguro para datos sensibles de clientes y proveedores? Lo es, siempre que el contrato con el proveedor de la plataforma defina claramente dónde se almacenan los datos, qué certificaciones de seguridad mantiene la plataforma y cómo trata los datos personales bajo la LGPD (Ley General de Protección de Datos de Brasil), con cláusulas de responsabilidad bien definidas entre la empresa y el proveedor del servicio.

¿El MDM en la nube sustituye la gobernanza de datos de la empresa? No. La plataforma organiza, valida y centraliza el dato. Quien define la regla, quien aprueba la excepción y quien responde por la calidad del maestro sigue siendo la empresa, con su comité de datos y sus dueños de datos.

¿Se puede integrar el MDM en la nube con un SAP on-premise? Sí. La integración ocurre por API, y la mayoría de las plataformas de MDM en la nube ya tiene un conector listo para SAP, TOTVS y Oracle, independientemente de que el ERP corra en la nube o en el servidor de la propia empresa.

¿Migrar de un MDM on-premise a un MDM en la nube exige hacer limpieza de datos antes? Sí lo exige, y es el punto que más empresas olvidan. Llevar un maestro duplicado, proveedores sin homologación y materiales mal clasificados a una plataforma nueva, sea en la nube o no, solo cambia la pantalla donde aparece el problema.

MDM Academy

Quien quiera profundizar en este tipo de discusión, sin depender solo de material disperso en internet, encuentra en MDM Academy un camino estructurado. MDM Academy es la escuela de gobernanza de datos y datos maestros de 4MDG, creada para formar profesionales que entiendan de verdad qué es un programa de MDM, de la teoría a la implementación, con contenido sobre taxonomía, calidad de datos, SAP, herramientas del mercado y carrera en gobernanza de datos.

Quien ya actúa con registros maestros, compras, TI o datos y quiera diferenciarse en este mercado en crecimiento puede conocer MDM Academy o unirse al Club de los Datos, la comunidad que reúne a quienes viven, en el día a día, los mismos problemas de datos malos que aparecen en este texto.

Conclusión

La nube no resuelve el problema del dato malo. Resuelve el problema de infraestructura, que durante años se usó como excusa para postergar los proyectos de gobernanza de datos. Con menos barrera técnica para empezar, queda menos justificación para que la empresa siga registrando proveedores sin homologación o materiales duplicados creyendo que algún día sobrará tiempo para arreglarlo. El dato maestro sigue siendo responsabilidad de las personas; la tecnología solo quitó un obstáculo del camino.